|
IL COMITATO PROVINCIALE DELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE, riunitosi in data odierna sotto la presidenza del Prefetto di Lucca, con la presenza dei rappresentanti di: Regione Toscana, Amministrazione Provinciale di Lucca, Amministrazioni Comunali della provincia di Lucca, Comunità Montane, Uffici Statali ed Enti pubblici, Organizzazioni Sindacali, Associazioni di Categoria; VISTO il decreto legislativo n.112 del 31 marzo 1998; VISTO il Decreto del Presidente della Repubblica n.447 del 20 ottobre 1998 recante norme di semplificazione dei procedimenti di autorizzazione per la realizzazione, lampliamento, la ristrutturazione e la riconversione di impianti produttivi, nonché per lesecuzione di opere interne ai fabbricati; PRESO ATTO della rilevanza, per lo sviluppo delleconomia provinciale, dellistituzione e del conseguente funzionamento degli Sportelli Unici per le Attività Produttive; CONSIDERATO che il raggiungimento di tale obiettivo è possibile solo con la collaborazione di tutte le Amministrazioni ed Enti coinvolti nei procedimenti dello Sportello Unico, che a tal fine a cominciare dal Comune capoluogo e da altri Comuni della provincia, dallAmministrazione Provinciale e dalla Camera di Commercio, anche nel corso degli incontri con i Comuni promossi dalla stessa Amministrazione Provinciale e di quelli successivi svolti in Prefettura con la partecipazione di rappresentanti degli Enti terzi, hanno già avviato unintensa attività di preparazione e di approfondimento dei vari profili; CONSIDERATA lopportunità di procedere alla definizione di un quadro omogeneo di rapporti e di intese procedurali tra i Comuni titolari degli Sportelli Unici e gli Enti terzi responsabili dei vari subprocedimenti (pareri, nulla osta, autorizzazioni, ecc.) nellambito del C.P.P.A, sede deputata, tra laltro, dalla normativa vigente al coordinamento delle attività delle Amministrazioni periferiche dello Stato ed alla promozione del raccordo con le Amministrazioni locali; TENUTO CONTO altresì che lintesa è orientata allo snellimento dei flussi procedurali interni ed esterni con specifico riferimento alle modalità e ai tempi richiesti per listruttoria delle pratiche e per la predisposizione di uninfrastruttura informatica di supporto, nonché per limmissione dei dati nella rete telematica della Regione Toscana, e che la stessa è inoltre diretta allindividuazione di un livello adeguato di preparazione e formazione professionale, al fine di consentire lo svolgimento di una gestione programmata e coordinata delle funzioni in Provincia di Lucca; A P P R O V A
Il seguente protocollo di intesa relativo allattivazione ed alle modalità di gestione dello sportello unico al quale, contestualmente, gli enti e i soggetti così come sopra rappresentati aderiscono; il protocollo resta aperto a tutte le altre Amministrazioni ed Enti che successivamente manifesteranno la volontà di aderirvi.
PROTOCOLLO D'INTESA SULLO SPORTELLO UNICO ALLE IMPRESE
1. Razionalizzazione delle risorse 1.1. Al fine di razionalizzare l'utilizzo delle risorse, nell'ambito del presente accordo, le Amministrazioni e gli Enti terzi aderenti, si impegnano, nei limiti delle risorse disponibili, a strutturare, gestire ed aggiornare banche dati, con eventuale indicazione dei soggetti che le organizzeranno. Tali banche dati saranno organizzate attraverso le risorse tecnologiche messe a disposizione dagli Enti stessi e rese fruibili attraverso la Rete Telematica della Regione Toscana, , anche secondo quanto disposto dall'art. 3, comma 1, lett. d) L.R.T. 87/98, nelle more della realizzazione della/delle Reti Civiche Unitarie della provincia, che gli stessi soggetti si impegnano contestualmente a definire e a realizzare, nel più breve tempo possibile. Le banche dati di cui sopra saranno così articolate: banca dati "opportunità": contenente informazioni relative alle possibilità di insediamento delle attività produttive, alle incentivazioni e ad altre informazioni di utilità delle imprese la cui gestione ed aggiornamento è di competenza della Regione o dei soggetti provinciali incaricati; banca dati "procedure" e "responsabili": contenente le informazioni generali, i sub-procedimenti attinenti ad ogni Amministrazione od Ente comprensivi della documentazione, dei regolamenti, della modulistica relativa alle procedure amministrative concernenti lo Sportello e del diagramma di flusso esplicativo, con lindicazione delle spese o dei diritti relativi ai singoli procedimenti, nonchè lindividuazione dei responsabili degli stessi, con relativo numero telefonico, fax ed indirizzo di posta elettronica, per ogni ambito territoriale, la cui prima stesura ed aggiornamento spetta alle singole Amministrazioni per le attività di propria competenza. La gestione di tale banca dati sarà attribuita alla Rete/Reti Civiche Unitarie in ambito provinciale e potrà essere anche svolta da altri soggetti sulla base delle indicazioni del gruppo di lavoro di cui al punto n. 1.5 del presente protocollo, prendendo atto fin da ora della disponibilità manifestata dalla CCIIAA; banca dati "istanze": contenente tutti i dati significativi relativi alle istanze presentate allo Sportello Unico, la cui gestione ed aggiornamento compete a ciascun Sportello unico dei Comuni o aggregazione di Comuni firmatari della presente intesa. 1.2 La condivisione delle banche dati sopracitate avverrà con modalità di interscambio aventi valenza regionale o provinciale. Alle banche dati di cui sopra, saranno collegati mediante links informatici le Amministrazioni, gli Enti, le Associazioni di Categoria e gli Ordini o Collegi Professionali che ne faranno richiesta nel rispetto della vigente normativa sulla tutela della riservatezza e sicurezza. 1.3. Le Amministrazioni e gli Enti firmatari si impegnano, nel più breve tempo possibile e comunque entro 60 giorni dalla firma del presente protocollo, ad inserire le informazioni nella banca dati "procedure e responsabili" di cui al punto 2.2. Si impegnano altresì ad aggiornare con la massima tempestività possibile le informazioni di propria competenza contenute nelle banche dati e a comunicare le variazioni agli altri enti facenti parte dell'accordo. 1.4. Laccesso alle banche dati istituite nellambito del presente protocollo è gratuito e libero a tutti nei limiti della vigente normativa sulla sicurezza e riservatezza dei dati personali. 1.5. In Prefettura, presso la segreteria del Comitato Provinciale della Pubblica Amministrazione (P.A.) e a supporto della sua funzione tesa ad assicurare il buon andamento, limparzialità e lefficienza dellazione amministrativa affidata agli organi decentrati dello Stato e agli Enti pubblici, è istituito un gruppo di lavoro permanente, al quale tutte le Amministrazioni e gli Enti interessati allo Sportello Unico potranno fare riferimento, costituito da: _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ al fine di svolgere attività di collegamento e coordinamento tra le Amministrazioni e gli Enti, nonchè attività promozionale. Il gruppo di lavoro opera per la semplificazione e la standardizzazione delle procedure e della modulistica, verifica lo stato di applicazione di quanto concordato e propone al Comitato stesso eventuali modifiche al presente protocollo, al fine di migliorare il funzionamento della rete di Sportelli Unici nel frattempo costituita. Tale gruppo di lavoro provvederà altresì a definire anche sulla base delle indicazioni provenienti dalle Amministrazioni ed Enti aderenti al presente protocollo le problematiche inerenti allambito di applicazione del procedimento unificato di cui al D.P.R. 447 del 1998; 1.6. Tutti i firmatari si impegnano a redigere e trasmettere, al gruppo di lavoro di cui al punto precedente, lelenco dei sub-procedimenti corredato da riferimenti normativi, che il gruppo di lavoro esaminerà al fine di elaborare un censimento dei sub-procedimenti afferenti allo Sportello Unico che verrà periodicamente aggiornato. 1.7. Le attività e le indicazioni del gruppo di lavoro sono costantemente pubblicizzate a tutte le Amministrazioni aderenti al protocollo, di norma, mediante le reti telematiche di cui al punto 1.1.
2. Responsabilità 2.1. Il responsabile dello Sportello sovrintende a tutte le attività di diretta competenza dello stesso, secondo quanto previsto dalle disposizioni di legge e regolamento. 2.2. Ogni Comune ed Ente terzo, individua e pubblicizza immediatamente il nominativo del responsabile dello Sportello e/o dei responsabili dei sub-procedimenti amministrativi; qualora non li abbia ancora individuati, si impegna a farlo entro venti giorni dalla stipula della presente intesa. 2.3. Sono individuati in modo esaustivo (numero tel./numero fax/E-mail) il Responsabile dello Sportello, i Responsabili dei sub-procedimenti di competenza degli Enti terzi, e/o altre persone alle quali rivolgersi in caso di assenza degli stessi. 2.4. Lattribuzione delle responsabilità è effettuata da ogni Amministrazione o Ente terzo, in relazione al proprio ordinamento ed alle vigenti disposizioni contrattuali. 2.5. Il responsabile provvederà altresì a dare formale comunicazione a tutti gli Enti aderenti al presente protocollo della data di attivazione dello Sportello Unico. In assenza di tali comunicazioni gli Enti evaderanno, per quanto di competenza, le richieste autorizzatorie ad essi pervenute nei termini e secondo le procedure già in vigore.
3. Iter accelerato delle pratiche dello sportello 3.1. Entro 30 giorni dalla sottoscrizione del presente protocollo, le Amministrazioni ed Enti si impegnano a dare ai propri uffici le disposizioni atte a garantire il rispetto dei tempi previsti dal DPR 20 ottobre 1998 n. 447 per la conclusione delliter procedimentale, anche prevedendo la possibilità di non attenersi allo stretto ordine cronologico nellesame delle pratiche pervenute, istituendo unapposita numerazione per quelle pervenute allo Sportello, fatte salve particolari intese per le istanze oggetto di procedura di Valutazione Impatto Ambientale. Fermo restando la necessità, a cura dei rispettivi Enti competenti, di una programmazione che comunque consenta levasione in tempi brevi del pregresso e comunque delle pratiche non transitate per lo Sportello come anche di concludere le pratiche già in corso alla data di apertura dello Sportello.
4. Doveri reciproci di informazione e risposta 4.1. Le Amministrazioni ed Enti si impegnano:
5. Strumenti tecnologici 5.1. Gli Enti terzi e gli Sportelli utilizzeranno, di norma, gli strumenti informatici e telematici previsti allart. 1 del presente accordo e la rete telematica della Regione Toscana per la reciproca connessione e trasferimento dati, nonché la rete Civica Unitaria/le Reti Civiche Unitarie provinciali, quando sarà/saranno costituita/e. 5.2. Le specifiche e gli standard sono quelli previste dallAllegato A, fermo restando che eventuali modifiche saranno definite dal coordinamento di cui al punto 1.7, anche al fine di garantire il raccordo tra i procedimenti in carico ai diversi enti, attraverso apposite procedure operative.5.3. Coerentemente con le disposizioni normative vigenti, le Amministrazioni e gli Enti terzi si impegnano ad adeguare la propria regolamentazione interna e la propria strumentazione tecnologica al fine di rendere applicabile la cosiddetta "firma elettronica". 5.4. I documenti ed i provvedimenti inviati con firma elettronica non vengono successivamente trasmessi su supporto cartaceo ed in ogni caso, ai sensi del disposto del D.P.R. 403/98 è possibile inviare la documentazione inerente le procedure di competenza dello Sportello Unico mediante telefax o E-mail allo sportello medesimo.
6. Disposizioni transitorie 6.1. Le Amministrazioni e gli Enti terzi aderenti al presente protocollo si impegnano ad avviare dalla data della sottoscrizione del presente accordo in via sperimentale la trasmissione informatica e lutilizzo della firma elettronica (di cui al D.P.C.M. 8/2/1999). 6.2. Le Amministrazioni e gli Enti terzi aderenti al presente protocollo si impegnano ad affiancare, e successivamente sostituire quando sarà possibile effettuare la necessaria legalizzazione del documento elettronico ai sensi del D.P.C.M. 08.02.1999 la trasmissione cartacea della documentazione con quella informatica, ove possibile e compatibilmente con le attrezzature ed i finanziamenti disponibili. 6.3. In caso comprovata impossibilità tecnica di utilizzazione della trasmissione informatica di cui allart. 5 comma 1, lEnte impossibilitato si impegna a porre in essere ogni azione utile a consentire nel più breve tempo possibile il completo uso delle procedure informatiche e a rendere possibile il rispetto degli impegni di cui ai commi precedenti, con il supporto della Camera di Commercio e dellAmministrazione Provinciale, limitatamente, per questultima, agli aspetti relativi alla formazione professionale e tenuto conto delle risorse messe a disposizione dalla Regione Toscana.
7. Formazione 7.1. I soggetti indicati dallart. 25 L.R.T. 87/98 promuovono, in conformità a quanto previsto dal secondo comma della suindicata disposizione, specifici corsi di formazione professionale e di aggiornamento per il personale addetto al procedimento unificato.
8. Il procedimento autorizzativo Adempimenti generali 8.1. Oltre alla gestione del procedimento unico, lo Sportello Unico dovrà svolgere nei confronti dellutenza anche le seguenti funzioni di servizio: Questa funzione che ogni Comune titolare di Sportello è tenuto ad assicurare nelle forme ritenute più idonee potrà essere svolta anche per il tramite di CC.II.AA., Associazioni di Categoria e Ordini o Collegi Professionali. 8.2. Al fine di garantire lefficace e la pertinente erogazione di tali servizi, gli Enti terzi aderenti al presente protocollo si impegnano in ogni caso:
8.3. Le modalità e gli strumenti di cui lo Sportello Unico potrà avvalersi per lassolvimento di queste funzioni sono i seguenti: contatto telefonico con gli Enti o Uffici esterni con risposta da ottenersi contestualmente alla telefonata per i casi di immediata ed informale soluzione, e/o richiesta via fax o per posta elettronica da parte dello Sportello Unico con risposta da fornirsi con gli stessi mezzi; predisposizione di incontri diretti tra limpresa ed i Responsabili dei procedimenti per i quali si richiedono chiarificazioni presso lo Sportello Unico o presso la sede dei Responsabili dei procedimenti da chiarificare.
Per i casi di maggior rilevanza e complessità da motivare esplicitamente e formalizzare con ipotesi progettuali, il Responsabile dello Sportello, anche su sollecitazione della CC.II.AA. e delle Associazioni di categoria potrà convocare incontri di carattere consultivo a cui partecipano: il Responsabile dello Sportello Unico o un suo referente, limpresa che ha richiesto i chiarimenti, i Responsabili dei sub-procedimenti o i loro referenti tecnici per gli Enti o gli Uffici esterni di volta in volta coinvolti; 8.4. Per la formulazione di pareri sulla conformità dei progetti preliminari di insediamenti produttivi ai sensi dellart. 3 del D.P.R. 447/98, il Responsabile dello Sportello può procedere con le modalità di cui al precedente punto 8.3.
9. Semplificazione delle procedure 9.1. I sottoscrittori si impegnano, nellambito di ciascun sub-procedimento, alla semplificazione delle procedure anche individuando i passaggi che possano legittimamente essere superati al fine di raggiungere nella trasparenza e legittimità la certezza dei tempi. 9.2. Quanto sopra, definito ai sensi del comma precedente, viene portato, per quanto di competenza, a conoscenza dello Sportello Unico.
10. Lavvio del procedimento 10.1. Alla ricezione dellistanza, lo Sportello assegna un numero di pratica (numero e anno del protocollo generale) determinato in modo univoco e con criteri identici per tutti gli Enti aderenti al presente protocollo. Limmediato inserimento dei dati relativi allistanza nel data base relativo alle pratiche ricevute vale come comunicazione di avvio del procedimento. 10.2. Prima di numerare ed avviare la pratica, lo Sportello effettua una immediata verifica preliminare delle condizioni di ricevibilità, della completezza dellistanza e della documentazione. La verifica non impedisce agli Enti terzi competenti per i singoli sub-procedimenti di richiedere successivamente le necessarie integrazioni documentali, ma va intesa come espletamento dei compiti di assistenza previsti al punto 8.1. 10.3. Lo Sportello provvede quindi allo smistamento delle istanze e della documentazione cartacea: nellambito del presente protocollo, gli Enti e le Amministrazioni aderenti al presente protocollo si impegnano ad avviare sistemi di trasmissione telematica della documentazione, così come previsto dalle disposizioni di cui al punto 5 del presente accordo.
11. Trasmissione documentazione 11.1. La domanda di attivazione della procedura di cui al Capo II e III del D.P.R. 447/98 è unica ed è comprensiva di tutte le documentazioni, relazioni, certificazioni od altro, afferenti ai singoli sub-procedimenti. 11.2. La documentazione di competenza di ciascun Ente sarà inviata da parte dello Sportello solo dopo aver acquisito il parere degli uffici e delle commissioni interne allAmministrazione Comunale. 11.3. Lo Sportello si impegna a far pervenire entro quattro giorni lavorativi dalla data di presentazione, le istanze e tutta la documentazione necessaria e specifica alle Amministrazioni o Enti terzi competenti per i singoli sub-procedimenti autorizzativi o consultivi, comunque denominati. 11.4. I termini di cui allart. 4 comma 1 del D.P.R. 447/98 decorrono comunque dal ricevimento della documentazione da parte degli Enti. 11.5. Le principali fasi procedimentali vengono inserite ed aggiornate nella banca dati istanze di cui al punto 1.1; laggiornamento è effettuato dallo Sportello Unico, prevedendo la possibilità per limprenditore di poter accedere in via telematica allinformazione sulle fasi e sullo stato del procedimento cui abbia interesse. 11.6. Ciascuna Amministrazione ed Ente terzo mantiene agli atti dei propri uffici la documentazione relativa alle pratiche avviate presso lo Sportello, per la parte di propria competenza.
12. Il procedimento semplificato 12.1. Nel caso in cui la documentazione trasmessa agli Enti terzi competenti risulti incompleta o comunque carente, gli stessi fanno pervenire allo Sportello le motivate richieste di integrazione, entro 25 giorni dalla presentazione dellistanza allo Sportello, ove questultimo abbia trasmesso le istanze e la documentazione agli Enti terzi nei termini di cui al punto 11.3, altrimenti, comunque, entro 20 giorni dalla data di ricezione della documentazione, restando in questultimo caso esonerati gli Enti terzi per leventuale conseguente impossibilità di formulare richieste di integrazione da parte dello Sportello. In questo caso, i termini di cui allart.4 comma 1 del DPR 447/98 sono interrotti e cominceranno a decorrere nuovamente dal ricevimento della documentazione completa. 12.2 Per quanto concerne le fattispecie procedimentali nelle quali sono previste a carico degli Enti terzi convocazioni di conferenze di servizio o comitati, la questione dei termini sarà definita alla luce dei chiarimenti delle Autorità competenti.
13. Il procedimento per autocertificazione 13.1. Nel caso in cui la documentazione trasmessa agli Enti terzi competenti risulti incompleta o comunque carente, gli Enti terzi fanno pervenire allo Sportello le motivate richieste di integrazione, entro 25 giorni dalla presentazione dellistanza allo Sportello, ove questultimo abbia trasmesso le istanze e la documentazione agli Enti terzi nei termini di cui al punto 11.3, altrimenti, comunque, entro 20 giorni dalla data di ricezione della documentazione, restando in questultimo caso esonerati gli Enti terzi per leventuale conseguente impossibilità di formulare richieste di integrazione da parte dello Sportello. 13.2. Lo Sportello raccoglie le richieste provenienti dai singoli uffici e provvede a trasmetterle al richiedente entro i termini di cui allart. 6, c. 3 del citato D.P.R. 447/98. 13.3. Le audizioni di cui allart. 6, comma 4 del D.P.R. 447/98 sono convocate dal Responsabile dello Sportello, che dovrà altresì convocare tutti i responsabili dei singoli sub-procedimenti autorizzativi interessati. 13.4. Il Responsabile dello Sportello convoca altresì le audizioni di cui allart. 6, comma 13 del citato D.P.R., provvedendo ad apposita verbalizzazione. 13.5. Gli Enti terzi si impegnano ad effettuare le verifiche di cui allart. 7, del D.P.R. 447/98 comunicando allo Sportello gli esiti, anche positivi, laddove c'è stata verifica, almeno cinque giorni lavorativi prima della scadenza dei termini di cui all art. 6, comma 6 del citato D.P.R., sempre che lo Sportello abbia rispettato i termini di cui al punto 11.3.
14. Le conferenze dei servizi e le audizioni 14.1. Al fine di snellire lattività amministrativa, i Sindaci dei Comuni aderenti alla presente intesa potranno disporre una delega generale nei confronti del Responsabile dello Sportello per lindizione delle conferenze dei servizi e delle audizioni, inerenti lattività dello Sportello stesso. 14.2. Il gruppo di lavoro costituito presso la segreteria del Comitato Provinciale della P.A., nell'ambito dell'attività di coordinamento, provvederà ad elaborare un calendario di conferenze di servizi periodiche inerenti l'attività dello Sportello stesso, anche al fine di evitare possibili sovrapposizioni di convocazioni.
15. Partecipazione ai collaudi 15.1. Le Amministrazioni od Enti si impegnano a garantire la partecipazione dei propri tecnici ai collaudi previsti dallart. 9 del D.P.R. 447/98, se esplicitamente richiesta dal Responsabile dello Sportello.
16. Controlli 16.1. Lesito dei controlli secondo quanto stabilito dallart. 9, comma, 6, D.P.R 447/98 dovrà essere immediatamente comunicato allo Sportello Unico che lo dovrà registrare nel suo archivio informatico.
17. Spese 17.1. Gli Enti aderenti al presente protocollo dovranno comunicare allo Sportello Unico lammontare delle spese o dei diritti in relazione ai procedimenti di loro competenza, oltre ad inserire tali specifiche nella banca dati "procedure e responsabili" di cui al punto 1.1 ed assicurare linoltro della modulistica necessaria per lesazione degli stessi. 17.2. Gli Enti e le Amministrazioni competenti per i sub procedimenti inerenti allo Sportello possono delegare i Comuni o le Associazioni dei Comuni che lo richiedono ad incassare i diritti di segreteria, di sopralluogo, od altra somma dovuta, concordando le modalità e le procedure per agevolare la riscossione di dette somme. Modalità diverse ed ulteriori potranno essere successivamente approfondite anche su indicazione del gruppo di lavoro di cui al punto 1.5 . 17.3. Lo Sportello trasmette alle Amministrazioni od Enti lattestazione dei pagamenti effettuati dai richiedenti; lattestazione sarà rimessa congiuntamente alla documentazione di cui al punto 11.2.
ALLEGATO A Protocollo per la trasmissione dei documenti in formato elettronico, fornito di trasmissione dati Messaggistica (Posta elettronica): POP3/SMNP (allegati MIME) Documenti/Testi: DOC / RFT (indicativamente vers. Office 95) Fogli Elettronici: .XLS (indicativamente vers. Office 95) Immagini Raster: .JPG (Formato max A3) Immagini Vettoriali .DWG/.DXF (Formato max AO) Per quanto attiene alla Firma Elettronica questa sarà realizzata indicativamente attraverso gli standard Internet (HTTPS)
|